1.1 Politique d'information des répondants aux enquêtes
Approuvée le 9 septembre 1998
Politique
La politique de Statistique Canada est de fournir à tous les répondants les informations sur : le but de l'enquête (y compris l'utilisation prévue des statistiques qui seront produites à partir de l'enquête et aussi les utilisateurs de ces statistiques), l'autorité en vertu de laquelle l'enquête est menée, les détails de l'enregistrement de la collecte, le caractère obligatoire ou volontaire de la participation à l'enquête, la protection de la confidentialité, les couplages d'enregistrements envisagés et l'identité des parties cosignataires de tout accord de partage des données.
Les renseignements prévus par cette politique seront préparés par écrit pour toutes les enquêtes et seront communiqués aux répondants avant la collecte ou au moment de celle-ci. Lorsqu'une enquête est effectuée par téléphone sans aucun contact préalable par écrit, les renseignements seront communiqués oralement aux répondants. Ils seront communiqués par écrit sur demande.
Renseignements à fournir aux répondants
Les répondants seront informés de ce qui suit:
1. But(s) principal(aux) de l'enquête
Les principales utilisations prévues des données ainsi que leurs utilisateurs, y compris toute enquête de suivi ultérieure, feront l'objet d'une explication.
2. Autorité
Une déclaration indiquant que les renseignements sont recueillis en vertu de la Loi sur la statistique sera communiquée aux répondants.
3. Enregistrement de la collecte
La matricule de collecte et le numéro de la banque de renseignements personnels prévus par la Loi sur la protection des renseignements personnels pour les enquêtes recueillant des renseignements personnels seront indiqués aux répondants. Ces renseignements seront inscrits sur les questionnaires pour les enquêtes d'autodénombrement. Lorsque les enquêtes sont effectuées par interview téléphonique ou par interview sur place, les renseignements seront fournis sur demande.
4. Participation obligatoire ou volontaire à l'enquête
La Loi sur la statistique oblige chacun à répondre aux questions des enquêtes menées par Statistique Canada à moins qu'une ordonnance ait été rendue en application de l'article 8 autorisant une participation volontaire à la collecte. Les répondants seront informés du caractère volontaire ou obligatoire de la participation à l'enquête.
(a) Enquêtes sur les ménages ou enquêtes sur les entreprises/institutions à participation volontaire Dans le cas des enquêtes à participation volontaire sur les ménages ou sur les entreprises/institutions, les répondants seront informés explicitement que leur participation est volontaire. D'autres renseignements relatifs à l'enquête pourraient être communiqués d'abord, mais le caractère volontaire de l'enquête doit être explicité avant que toute question dans l'enquête soit posée. Si le répondant s'informe du caractère de la participation à l'enquête, une réponse directe doit être immédiatement fournie.
(b) Enquêtes sur les ménages à participation obligatoire Dans le cas des enquêtes-ménages à participation obligatoire, les répondants peuvent être informés de manière factuelle non menaçante que la loi exige leur participation.
(c) Enquêtes sur les entreprises/institutions à participation obligatoire Dans le cas des enquêtes sur les entreprises/institutions à participation obligatoire, les répondants seront informés qu'ils sont obligés de répondre en vertu de la loi. Cela se fera au moyen d'énoncés normalisés sur le questionnaire ou d'une lettre de présentation dans le cas d'enquêtes à autodénombrement ou d'enquêtes à interview téléphonique ou sur place. Lorsque l'enquête vise des petites entreprises, elle sera administrée en tenant compte du fardeau de réponse imposé à l'entreprise.
5. Protection de la confidentialité
Les dispositions de la Loi sur la statistique en matière de confidentialité seront expliquées et les principales procédures assurant la protection de la confidentialité des déclarations des particuliers seront fournies sur demande.
Dans le cas des enquêtes qui utilisent des questionnaires préremplis, les directives sur l'utilisation des questionnaires préremplis approuvées par le Comité des politiques le 13 septembre 1995 s'appliquent.
6. Couplages d'enregistrements prévus
Quand le couplage n'est pas relié à la méthodologie interne , on doit informer les répondants, au moment de la collecte, de tout couplage prévu de leurs réponses avec d'autres fichiers de données. Les couplages prévus sont ceux faisant partie intégrante de l'enquête et sont envisagés en cours d'élaboration de la méthodologie. Les couplages méthodologiques internes comprendraient des activités telles l'entretien, la validation, l'évaluation ou le remaniement des collectes de données permanentes, ou la recherche ayant trait à l'élaboration de nouvelles enquêtes.
7. Collectes conjointes et ententes de partage des données
Toute collecte conjointe ou entente de partage des données reliée à l'enquête doit être expliquée conformément aux exigences de la Loi sur la statistique. Les lignes directrices sur les avis à donner aux répondants quant à leurs droits de refuser le partage des données, approuvées par le Comité des politiques le 16 novembre 1988, doivent être respectées.
Lorsque la partie cosignataire d'une entente peut recueillir les renseignements en vertu d'une autorité légale, les exigences de cette législation doivent également être précisées.
Remarque : Les avis de partage des données doivent être donnés aux répondants au moment de la collecte pour que les répondants soient au courant de l'entente de partage des données avant qu'ils répondent à l'enquête.
Responsabilités
Les responsabilités de la mise en oeuvre de cette politique se répartissent comme suit:
1. Divisions spécialisées
- Rédigent les renseignements prévus par cette politique pour incorporation au questionnaire de l'enquête ou dans un document connexe, ou par tout autre moyen considéré comme approprié.
- Consultent la Division des services d'accès et de contrôle des données lors de la phase de planification initiale afin de veiller au respect intégral de tous les critères légaux et des politiques.
- Consultent la Division des communications au cours de la phase de communication initiale pour ce qui est des communications publiques.
- Préparent, à l'intention du personnel de collecte, des manuels d'information qui contiennent des renseignements adéquats pour répondre aux questions des répondants.
2. Direction des opérations régionales
- Aide à la préparation de questions et réponses à l'intention du personnel des opérations régionales.
3. Division des services d'accès et de contrôle des données
Conseille les divisions spécialisées à propos des renseignements destinés aux répondants en regard des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels, de la Loi sur la statistique et des politiques connexes de Statistique Canada.
Établit au besoin les énoncés normalisés à être utilisés dans les avis aux répondants sur les questionnaires ou dans les documents connexes.
Revoit les documents de collecte de l'enquête afin de veiller au respect des clauses statutaires se rattachant à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels.
Indique la matricule de collecte et le numéro de la banque de renseignements personnels.
Surveille la mise en oeuvre de la présente politique et en rend compte au Comité des politiques.
4. Division des communications
Aide à la préparation des documents de communication prévue par la présente politique.
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements doivent être communiquées au directeur de la Division des services de contrôle et d'accès des données, 951-9349.